Que ce soit dans une entreprise ou pour un professionnel libéral, la collaboration avec un secrétaire garantit une organisation optimale des activités au quotidien. Aujourd’hui, il est possible d’externaliser les services de secrétariat. Il s’agit d’une excellente alternative à l’embauche d’un nouveau collaborateur.
Les missions d’un secrétaire
L’externalisation des services de secrétariat consiste à confier à une ressource externe toutes les responsabilités d’un(e) assistant(e) dédié(e).C’est une mission désormais possible grâce au déploiement d’outils de télécommunication comme le téléphone et la connexion internet.
Les tâches à externaliser via un service de télésecrétariat sont nombreuses comme :
- La gestion de planning journalier ou mensuel ;
- L’accueil téléphonique ;
- Toutes les missions administratives.
Le secrétaire à distance peut être un professionnel indépendant ou rattaché à une entreprise spécialisée en externalisation.
Un service aux multiples atouts
Externaliser les services de secrétariat présente de nombreux avantages. C’est une solution qui permet notamment de travailler avec des prestataires qualifiés et disponibles à tout moment. Vous pouvez faire appel à ses services pour des missions ponctuelles ou pour remplacer de façon temporaire votre assistant habituel. De plus, c’est la solution la plus rapide pour trouver une aide.
De plus, les secrétaires à distance peuvent proposer des prestations sur mesure. Il s’agit donc d’un moyen facile de bénéficier des services de qualité d’un professionnel performant.
Comme toutes les tâches ainsi que la communication se font à distance, vous pouvez accéder au service où que vous soyez. C’est une solution particulièrement intéressante pour les professionnels souvent en déplacement.
Vous serez également déchargé des lourdes formalités liées à l’embauche d’un(e) assistant(e).Par la même occasion, vous n’aurez pas besoin d’investir dans un bureau qui lui sera dédié.
Un avantage financier non négligeable
Le télésecrétariat est non seulement un service très pratique, mais dont le recours vous offre également divers avantages financiers. Par exemple, vous serez dispensé des charges sociales liées à l’embauche d’un secrétaire ainsi que des dépenses pour le matériel de travail dont il aura besoin.
Par ailleurs, il vous sera possible de le facturer en fonction des prestations dont vous avez besoin, et ce, sur une période déterminée (une demi-journée, une semaine, plusieurs mois). Aussi, solliciter les services d’un secrétaire externe constitue une excellente solution pour réduire les dépenses de votre entreprise.
Cependant, il est important de bien choisir le professionnel avec qui vous allez collaborer. En plus de son expertise pour la mission confiée, votre collaboration doit être basée sur une relation de confiance.