Les factures sont des documents incontournables dans le cadre de transactions commerciales (de produits ou de services). Les versions papier sont toutefois peu à peu délaissées au profit des factures dématérialisées et électroniques qui offrent divers avantages indéniables.
Les avantages du passage aux factures électroniques
La facturation électronique est déjà utilisée par certaines entreprises qui ont entamé leur migration vers le digital. De par leur contenu, elles ne diffèrent pas des versions papier sauf pour le format qui est structuré. L’émission, la transmission et la réception de ces documents sont effectuées automatiquement par des outils dédiés.
Le passage aux factures électroniques permet aux entreprises de gagner du temps pour la création, l’envoi, la réception et le traitement de ces documents. De plus, toutes les interventions sur les factures sont traçables pour le suivi et le contrôle des paiements. Et sans l’utilisation de papier et d’encre, la société réduit son empreinte écologique de manière notable.
Il faut savoir que les factures papier numérisées avant d’être émises et traitées par des moyens dématérialisés ne sont pas considérées comme des factures électroniques.
La facturation électronique deviendra obligatoire
Si actuellement, de nombreuses entreprises semblent hésiter à passer à la facturation électronique, à compter de juillet 2024, toutes devront commencer à utiliser ce format. Et quelles que soient leurs tailles ou le secteur d’activités auquel elles appartiennent, elles devront avoir adopté les factures électroniques dès 2026.
Le processus de migration se fera de manière progressive. Et au début, les factures électroniques seront émises uniquement par les grandes entreprises et reçues par tous les types de structures. Les ETI passeront à cette version à partir de janvier 2025 et les plus petites entreprises (PME et TPE) devront leur emboîter le pas au début de 2026.
Comme pour la migration vers le digital, le passage aux factures électroniques se fera plus simplement avec l’aide d’un prestataire spécialisé. Les entreprises qui travaillent avec les services publics devront pour leur part utiliser la plateforme Chorus Pro.
Les différents types de facture électronique
En principe, la facture électronique est conçue sous un format structuré. La solution la plus pratique pour sa création est de se conformer à la norme EDI (Electronic Data Interchange ou Echange de Données Informatiques). Cette dernière offre la possibilité de choisir entre diverses versions. Certaines entreprises optent pour le format Factur-X, un standard allemand en vigueur depuis 2017 ; ce format est aussi connu sous l’appellation de facture mixte ou Hybrid Invoice.
Comme les factures doivent être conservées pour une durée plus ou moins longue, les factures électroniques sont généralement archivées dans un coffre-fort numérique.